Paano paganahin ang AI Notes sa Teams. [Video at Pagsusulit]

Maikling sagot: Pinakamahusay na gumagana ang AI Notes sa Teams kapag pinagana muna ng mga admin ang tamang mga patakaran sa Copilot at transkripsyon, pagkatapos ay binuksan ng mga organizer ang Facilitator o ginagamit ang Recap sa mga sinusuportahang meeting. Kapag hindi naitakda nang tama ang paglilisensya, transkripsyon, o uri ng meeting, maaaring hindi lumabas ang mga tala o maaaring hindi kumpleto.

Mga pangunahing punto:

Kontrol ng admin: Suriin ang mga patakaran sa pagpupulong ng Teams bago asahan na lilitaw ang mga AI Notes.

Pagsusuri ng lisensya: Itugma ang mga tampok ng Facilitator, Recap, at Copilot sa tamang karapatan.

Kinakailangan sa transkripsyon: Paganahin at patakbuhin ang transkripsyon kapag mahalaga ang mga tala ng AI pagkatapos ng pulong.

Pag-setup ng pulong: Gumamit ng naka-iskedyul at sinusuportahang mga pulong na may malinaw na mga adyenda upang mapabuti ang mga resulta.

Pagsusuri ng tao: I-verify ang mga pangalan, desisyon, deadline, at sensitibong detalye bago magbahagi ng mga tala.

1. Ano ang Kahulugan ng AI Notes sa Teams 🤖

Bago mo pag-usapan ang Paano paganahin ang AI Notes sa Teams, kailangan mong paghiwalayin ang tatlong magkakatulad na feature:

• Mga talang binuo ng AI habang nagaganap ang pulong - karaniwang pinapagana ng Facilitator sa mga pulong ng Teams.

• Mga tala ng AI sa Buod - mga tala at mga kasunod na gawain na ipinapakita pagkatapos ng isang pulong o kaganapan.

• Mga tala sa pulong ng Copilot - mga tala na nabuo sa pamamagitan ng Microsoft 365 Copilot mula sa karanasan sa chat o recap ng pulong.

Maaaring bumuo ang Facilitator ng mga real-time na AI notes, ibuod ang mga mahahalagang desisyon, idokumento ang mga bukas na tanong, sagutin ang mga tanong sa meeting chat, at tumulong sa pamamahala ng mga gawain. Sinasabi ng Microsoft na kinakailangan ang isang lisensya ng Microsoft 365 Copilot upang maidagdag ang Facilitator sa isang meeting o i-on ito habang nasa isang meeting, bagama't maaaring makita ng mga kalahok sa internal na meeting ang mga live na update kapag tumatakbo na ito.

Mahalaga ang pagkakaibang iyan dahil maaaring sabihin ng isang tao na "AI Notes" at ang ibig sabihin ay ang pinakintab na live notes panel, habang ang ibang tao naman ay ang AI notes tab pagkatapos ng meeting. Parehong kusina, magkaibang drawer.

2. Mabilisang Checklist Bago Mo I-enable ang AI Notes sa Teams ✅

Narito ang medyo nakakabagot ngunit mahalagang bahagi. Ang mga AI Note ay hindi basta-basta lumalabas dahil lang sa may nag-click ng “Join.” Karaniwang kailangan mo ang tamang lisensya, tamang patakaran ng admin, pinagana ang transcription, at format ng meeting na sumusuporta sa feature na ito.

Suriin muna ang mga ito:

• Ang inyong organisasyon ay may Microsoft 365 Copilot para sa mga live na tala ng Facilitator AI, o Teams Premium / Copilot kung saan ginagamit ang mga feature ng Intelligent Recap.

• Pinapayagan ang transkripsyon ayon sa patakaran ng pulong ng Teams.

• Hindi hinaharangan ng patakaran ng admin ang Copilot.

• Ang pulong ay isang naka-iskedyul na pulong ng Teams kung saan sinusuportahan ang feature na ito.

• May pahintulot ang organizer o presenter na i-on ang kaugnay na feature ng AI.

• Sapat na ang haba at naka-transcribe na ang meeting kung gusto mo ng mga AI notes pagkatapos ng meeting.

ng Microsoft Teams Premium ang "Tingnan ang mga tala at gawain na nabuo ng AI mula sa mga pagpupulong" bilang isang kakayahan sa komunikasyon na pinapagana ng AI, habang hiwalay na sinasabi ng gabay nito sa Facilitator na kinakailangan ang Microsoft 365 Copilot upang idagdag o i-on ang Facilitator.

Maliit na sagabal, dahil siyempre may isa: Ang mga AI note sa Recap ay available para sa mga kaganapang tumagal nang higit sa limang minuto at na-transcribe sa Ingles, at binanggit din ng Microsoft na ang formatting ay maaaring mag-iba depende sa wika ng transkripsyon.

3. Paano Paganahin ang AI Notes sa Teams bilang isang Admin 🛠️

Para sa mga admin, ang Paano paganahin ang AI Notes sa Teams ay nagsisimula sa admin center ng Teams, hindi sa loob mismo ng meeting. Dito natigil ang maraming tao. Patuloy nilang hinahanap ang button na AI Notes, ngunit tahimik na sinasabi ng patakaran na "hindi" sa background.

Ang landas ng admin ay karaniwang:

1. Buksan ang admin center ng Teams.

2. Pumunta sa Mga Pagpupulong.

3. Piliin ang Mga patakaran sa pagpupulong.

4. Pumili ng isang umiiral na patakaran o lumikha ng bago.

5. Hanapin ang Pagre-record at transkripsyon .

6. Hanapin ang na Copilot .

7. Pumili ng isa sa mga opsyong magagamit:

   • Naka-on

   • Naka-on kung kinakailangan ang naka-save na transcript

   • Naka-on kung saan naka-save ang transcript bilang default

   • Patay

8. I-save ang patakaran at tiyaking nakatalaga ito sa mga tamang user.

ng gabay ng admin ng Microsoft ang mga setting ng patakaran sa pulong ng Copilot at ipinapaliwanag na nakakaapekto ang patakaran sa transkripsyon kung maaaring gumana ang Copilot habang at pagkatapos ng mga pulong.

Kailangan mo ring kumpirmahin na available ang transkripsyon mismo. Ang transkripsyon ng Teams ay isang feature na kontrolado ng patakaran, at ang organizer at ang user na nagsisimula ng transkripsyon ay parehong kailangang naka-enable ang setting para sa mga meeting, webinar, o town hall para maisama ang mga transkrip.

Ito ang bahaging nilalaktawan ng mga tao, tapos sinisisi ang mga Teams. Minsan, nararapat lang ito sa mga Teams. Pero hindi naman sa lahat ng pagkakataon.

4. Paano Paganahin ang AI Notes sa mga Team Kapag Nag-iiskedyul ng Meeting 📅

Para sa mga nag-oorganisa ng pulong, ang pinakamadaling paraan ay ang maghanda ng AI Notes bago magsimula ang pulong. Nagbibigay ito sa mga Team ng mas maraming oras para kumilos nang maayos, tulad ng isang pusang pinakain na.

Para magdagdag ng Facilitator kapag nag-iiskedyul:

1. Buksan ang Kalendaryo sa Teams.

2. Piliin ang Bago.

3. I-on ang toggle para sa pulong ng Teams .

4. Piliin ang Mga Opsyon.

5. Pumunta sa Copilot at iba pang AI.

6. Siguraduhing ang Allow Copilot at Facilitator ay nakatakda sa alinman sa:

   • Sa panahon lamang ng pagpupulong

   • Habang at pagkatapos ng pulong

7. I-on ang toggle ng Facilitator .

8. Piliin ang Ilapat.

ng Microsoft na ito ang landas ng pag-iiskedyul, at binabanggit din nila na ang Facilitator ay maaari lamang idagdag sa mga naka-iskedyul na pagpupulong, hindi sa mga channel meeting, instant meeting, o mga tawag sa Teams.

Makakatulong din ang isang mahusay na imbitasyon sa pagpupulong. Magdagdag ng simpleng agenda sa deskripsyon o mga tala ng pagpupulong. Maaaring tingnan ng facilitator ang isang agenda sa imbitasyon o mga tala ng pagpupulong sa Loop at gamitin ito upang makatulong na mapanatiling maayos ang talakayan. Hindi ito mahika, ngunit halos kapareho kapag ang iyong pagpupulong ay may napakaraming "isa pang bagay" na sandali.

5. Paano I-on ang AI Notes Habang Nagmeeting ang Live Teams 🎙️

Baka nakalimutan mong i-enable ito habang nag-iiskedyul. Nangyayari nga. Binuksan mo ang meeting, may nagsabing “Puwede bang mag-notes ang AI?”, at biglang tumingin ang lahat sa organizer na parang kinokontrol nila ang buwan.

Para i-on ang Facilitator habang nasa isang meeting:

1. Sumali sa pulong ng mga Koponan.

2. Piliin ang Higit pang mga aksyon mula sa mga kontrol ng pulong.

3. Piliin ang I-on ang Facilitator.

4. Pumili ng wika para sa meeting kung hihilingin ng Teams.

5. Maghintay ng ilang minuto para magsimulang lumitaw ang mga tala.

Kapag naka-on na ang Facilitator, magbabago ang icon ng Notes upang ipahiwatig na aktibo ang mga talang binuo ng AI. Ayon sa Microsoft, hindi agad lilitaw ang mga tala at maaaring tumagal nang ilang minuto dahil batay ang mga ito sa talakayang nakuha sa transcript.

Isang mahalagang detalye ng tungkulin: makakakita ang mga kalahok sa mobile ng mga live na tala, ngunit tanging ang mga organizer o presenter na gumagamit ng Teams sa desktop o web ang maaaring mag-on o mag-off ng Facilitator habang nasa isang meeting.

Kaya, kung may sumasali gamit ang telepono sa isang taxi at nagtatanong kung bakit hindi nila ito ma-activate, maaaring iyon ang dahilan. Nakakainis? Oo. Lohikal? Kadalasan.

6. Paano Maghanap ng mga Tala ng AI Pagkatapos ng isang Pagpupulong ng mga Koponan 🔎

Pagkatapos ng meeting, hindi nawawala ang mga tala at nagiging sanhi ng productivity fog. Karaniwan mo itong makikita mula sa meeting chat o Recap.

Para suriin ang nilalamang binuo ng AI pagkatapos ng isang pulong:

1. Buksan ang Chat sa Teams.

2. Piliin ang chat para sa pulong.

3. Piliin ang Buod sa itaas.

4. Pumili ng Notes o AI notes, depende sa karanasang ipinapakita sa iyong tenant.

Ayon sa Microsoft, maaaring ma-access ang nilalamang binuo ng Facilitator sa pamamagitan ng meeting chat at mga tala ng pulong sa Recap pagkatapos ng pulong. Ang mga tala ng pulong na binuo ng AI ay nakaimbak sa isang pahina ng Microsoft Loop, at maaaring i-edit ng mga kalahok sa pulong ang pahinang Loop na iyon bago, habang, o pagkatapos ng pulong.

Para sa mas malawak na pagbabalik-tanaw sa mga tala ng AI, sinabi ng Microsoft na maaaring tingnan ng mga user ang mga manual at AI-generated na tala kasama ang mga follow-up na gawain sa pamamagitan ng pagpili ng mga AI note sa recap ng kaganapan, basta't natutugunan ng pulong ang mga kinakailangan sa transkripsyon.

Dito nagiging higit pa sa isang gimik sa pagpupulong ang AI Notes. Maaari kang gumawa ng mga desisyon, gawain, napalampas na konteksto, at mga follow-up nang hindi inuulit ang buong pag-uusap na parang iniimbestigahan mo ang isang maliit na pinangyarihan ng krimen sa opisina 🕵️.

7. Talahanayan ng Paghahambing: Mga Paraan ng Paggamit ng AI Notes sa mga Koponan 📊

Ayon sa gabay sa suporta ng Microsoft para sa mga talang binuo ng Copilot, maaaring piliin ng mga user ang Copilot mula sa chat ng pulong, pumili ng higit pang mga prompt, bumuo ng mga tala ng pulong, kopyahin ang mga ito, at i-paste ang mga ito sa ibang lugar, habang pinapaalalahanan din ang mga user na i-verify ang output ng AI dahil maaaring mali ito.

8. Pinakamahusay na Pag-setup ng Meeting para sa Mas Mahusay na AI Notes sa Teams 🧠

Ang pag-alam kung paano paganahin ang AI Notes sa Teams ay kalahati ng trabaho. Ang pagkuha ng mga kapaki-pakinabang na tala ay kalahati rin. Ang AI ay mahusay sa istruktura, ngunit hindi ito isang mambabasa ng isip na nakasuot ng headset. Kailangan nito ng malinis na input.

Gamitin ang setup na ito:

• Magdagdag ng malinaw na adyenda bago ang pulong.

• Sabihin nang malakas ang mga desisyon: “Desisyon: ilulunsad namin ang pilot test sa susunod na linggo.”

• Magtalaga ng mga may-ari nang pasalita: “Si Maya ang may-ari ng follow-up sa pananalapi.”

• Sandali lang bago magpalit ng paksa.

• Iwasan ang limang taong nag-uusap nang higit sa isa't isa. Oo, ambisyoso.

• Gumamit ng mga pangalan nang palagian upang mas malinaw ang pagmamay-ari ng gawain.

• Panatilihing pare-pareho ang wika sa pulong hangga't maaari.

• Suriin ang mga tala bago ibahagi ang mga ito nang malawakan.

ng facilitator ang mga agenda mula sa imbitasyon sa pulong o mga tala ng Loop meeting, at makakatulong itong subaybayan ang mga paksa ng agenda habang nasa pulong.

Isang tahimik at epektibong paraan: ipahayag ang iyong mga action item na parang nagsasalaysay ka para sa isang pagod na pagod na assistant. Hindi robotic, malinaw lang. “Action item: Ipapadala ni Jordan ang updated deck.” Sa ganitong uri ng pangungusap, hindi gaanong nagiging malambot ang mga AI notes.

9. Mga Karaniwang Problema Kapag Hindi Lumalabas ang mga AI Note ⚠️

Kung nawawala ang AI Notes sa Teams, huwag agad ipagpalagay na sira ang feature. Maaaring sira ito, ngunit may ilang normal na blocker.

Kabilang sa mga karaniwang sanhi ang:

• Walang karapatan ang Copilot o Teams Premium para sa feature na sinusubukan mong gamitin.

• Hindi pinagana ang Copilot sa mga patakaran sa pulong ng Teams.

• Hindi pinagana ang transkripsyon para sa tagapag-ayos o taong sumusubok na simulan ito.

• Masyadong maikli ang pulong para sa mga tala sa Recap AI.

• Hindi na-transcribe ang pulong.

• Hindi sinusuportahang uri ng pulong, tulad ng isang channel meeting para sa Facilitator.

• Maling papel, tulad ng isang dadalo na sinusubukang i-on ang Facilitator.

• Mga limitasyon ng panlabas na kalahok.

• Mga label ng sensitivity o pagkuha ng agenda para sa pagharang sa encryption.

Nakasaad sa dokumentasyon ng Microsoft na gumagamit ang Teams ng transcript ng kaganapan, datos ng pagdalo, at datos ng PowerPoint Live upang magbigay ng mga tampok na Intelligent Recap na pinapagana ng AI, kaya ang kawalan ng datos ng transcript ay maaaring mangahulugan ng kawalan ng halaga ng AI recap.

Para sa mga live na tala ng Facilitator, tandaan na tanging ang mga organizer at presenter sa desktop o web lamang ang maaaring mag-on o mag-off ng Facilitator habang nagaganap ang meeting. Maaaring tingnan ng mga mobile user ang mga live na tala ngunit hindi maaaring i-activate ang feature sa parehong paraan.

10. Pagkapribado, Mga Pahintulot, at ang Panuntunang “Paki-verify Ito” 🔐

Nakatutulong ang mga AI Notes, ngunit hindi ito para sa isang legal stenographer, isang compliance officer, o sa iyong katrabaho na mahilig sa detalye. Nabubuo ang mga ito mula sa datos ng pulong, at maaari nilang makaligtaan ang konteksto, magbigay ng kakaibang salita, o gawing isang buod na tila may kumpiyansa ang isang magulong talakayan na halos tama lamang.

Ayon sa Microsoft, ang nilalamang binuo ng AI sa buod ng Teams ay batay sa transcript ng kaganapan at pinapagana ng GPT at iba pang mga modelo ng AI, at maaaring ito ay hindi tumpak, hindi kumpleto, o hindi naaangkop.

Kaya ang praktikal na tuntunin ay simple:

• Suriin ang mga AI Note bago ipadala ang mga ito sa mga kliyente.

• Suriin ang mga desisyon, numero, pangalan, at mga deadline.

• Tiyakin muna ang mga sensitibong detalye bago itago o ipadala ang mga ito.

• Iwasang umasa sa AI Notes bilang tanging rekord para sa mga legal, HR, pinansyal, o regulated na desisyon.

• Tiyaking nauunawaan ng mga dadalo ang mga patakaran sa transkripsyon at recap na binuo ng AI.

Mayroon ding mga opsyon sa meeting at mga kontrol ng admin ang Teams para sa sensitibong nilalaman ng meeting, kabilang ang mga kontrol na may kaugnayan sa pagkopya, pagpapasa, mga recording, mga transcript, at mga insight na binuo ng AI.

Nakakabuti ang kaunting paranoia dito. Hindi paranoia na parang tinfoil, kundi paranoia na "siguro huwag mong idikit ang hilaw na AI recap sa isang board memo nang hindi mo ito binabasa".

11. Mga Tip sa Paglulunsad para sa mga Admin at Tagapamahala ng Koponan 🚀

Pinakamahusay na gumagana ang paglulunsad ng AI Notes kapag hindi mo lang basta pinipindot ang switch at umaasang magiging parang isang training video ang kilos ng lahat.

Isang simpleng plano ng paglulunsad:

1. Pumili ng isang maliit na grupo ng mga piloto.

2. Kumpirmahin ang mga lisensya at patakaran.

3. Paganahin ang mga setting ng transkripsyon at Copilot para sa grupong iyon.

4. Gumawa ng isang pulong para sa pagsusulit.

5. Subukan ang mga live na tala ng Facilitator.

6. Subukang buod ng mga tala ng AI pagkatapos ng pulong.

7. Idokumento ang eksaktong mga hakbang na nakikita ng iyong mga user.

8. Gumawa ng maikling panloob na gabay na “kailan gagamitin ang AI Notes”.

9. Magsama ng mga paalala sa privacy.

10. Tanungin ang mga tao kung ano ang nakalito sa kanila, dahil sasabihin nila sa iyo. Nang malakas.

Ang dahilan para sa isang pilot ay dahil ang mga karanasan ng Teams ay maaaring mag-iba batay sa paglilisensya, mga patakaran ng admin, uri ng pulong, bersyon ng kliyente, at mga setting ng organisasyon. Hindi ito isang malaking pulang buton. Ito ay mas katulad ng isang drawer na puno ng mga buton, ang ilan ay may mas magandang label kaysa sa iba.

12. Mabilis na Sagot: Paano Paganahin ang AI Notes sa Teams 🏁

Narito ang pinaikling bersyon ng Paano paganahin ang AI Notes sa Teams:

Para sa mga admin:

• Pumunta sa admin center ng Teams.

• Bukas na Pulong > Mga patakaran sa pulong.

• Sa Pagre-record at transkripsyon, paganahin ang tamang ng Copilot .

• Siguraduhing pinapayagan ang transkripsyon.

• Italaga ang patakaran sa mga tamang user.

Para sa mga tagapag-organisa:

• Gumawa ng naka-iskedyul na pulong ng Teams.

• Buksan ang Mga Opsyon > Copilot at iba pang AI.

• Itakda ang Payagan ang Copilot at Facilitator sa isang naka-enable na opsyon.

• I-on ang Tagapagdaloy.

• Ilapat ang setting.

Sa panahon ng pagpupulong:

• Piliin ang Higit pang mga aksyon.

• Piliin ang I-on ang Facilitator.

• Maghintay ng ilang minuto para lumabas ang mga talang binuo ng AI.

Pagkatapos ng pulong:

• Buksan ang chat para sa pulong.

• Pumunta sa Buod.

• Piliin ang Mga Tala o Mga tala ng AI.

Iyan ang malinis na bersyon. Kasama sa praktikal na bersyon ang pagsuri sa mga lisensya, patakaran, transkripsyon, mga tungkulin, at kung ang Teams ay nakakaranas ng isa sa mga araw na iyon.

Mga Pangwakas na Kaisipan 💬

paganahin ang AI Notes sa Teams kapag nakahanay na ang mga bahagi, ngunit madaling malito ang mga bahagi. Kinokontrol ng mga admin ang mga policy gate. Kinokontrol ng mga organizer ang pag-setup ng meeting. Maaaring i-activate ng mga presenter at organizer ang Facilitator sa mga sinusuportahang meeting. Binibigyan ng transcription ang AI ng mapagtatrabahuhan. Ang recap ay kung saan nagiging mahahanap, madaling i-skimm, at - sa isip - hindi gaanong magulo ang memorya ng meeting.

Ang pinakamahusay na setup ay simple: paganahin ang mga tamang patakaran, i-on ang transcription, iiskedyul nang maayos ang meeting, gamitin ang Facilitator kapag mahalaga ang mga live notes, at suriin ang output bago ito ituring na katotohanang inukit sa mga tapyas na bato 🪨. Malaking tulong ang mga AI Notes, ngunit mga tala pa rin ang mga ito mula sa isang makinang nakikinig sa mga taong nagsasabad sa isa't isa. Kaya oo, gamitin ang mga ito. Panatilihin lamang na bahagyang nakataas ang isang kilay.

Halimbawa sa totoong buhay: Paggamit ng AI Notes para sa lingguhang pagpupulong ng proyekto ng kliyente 🧾

Senaryo

Gunigunihin ang isang maliit na web agency na nagsasagawa ng lingguhang 45-minutong meeting ng Teams kasama ang isang kliyente. Patuloy na lumalabas ang parehong mga problema: ang mga desisyon ay nababaon sa chat, ang mga action item ay hindi gaanong naaalala, at may gumugugol ng 20-30 minuto pagkatapos ng bawat meeting para gawing update ng kliyente ang mga gusot na tala.

Ito ay isang kathang-isip ngunit makatotohanang halimbawa ng senaryo. Gumagamit ang ahensya ng AI Notes sa Teams upang lumikha ng unang draft ng mga tala ng pulong, pagkatapos ay susuriin ng project manager ang output bago ang anumang bagay ay mapunta sa kliyente. Mahalaga ang huling bahaging iyon. Ang AI ay tumutulong sa trabaho ng admin, hindi pinapalitan ang taong nakakaintindi ng proyekto.

Naka-iskedyul ang meeting sa Teams, naka-enable ang transcription, at naka-on ang Facilitator bago magsimula ang tawag. Tugma ito sa pangunahing punto ng artikulo: Pinakamahusay na gumagana ang AI Notes kapag ang paglilisensya, patakaran sa meeting, transcription, at pag-setup ng meeting ay nauna nang naayos.

Ang kailangan ng katulong

Para sa paghahandang ito, inihahanda ng tagapag-ayos ang mga sumusunod:

Isang naka-iskedyul na pulong ng Teams, hindi isang mabilisang ad hoc na tawag.

Isang maikling adyenda sa imbitasyon sa pulong.

Na-enable ang transkripsyon para sa pulong.

Naka-on na ang facilitator bago magsimula ang meeting.

Isang project manager na itinalaga upang suriin ang mga tala ng AI.

Isang simpleng checklist para sa pagsusuri para sa mga pangalan, petsa, gastos, deadline, at mga desisyon ng kliyente.

Ang isang mahusay na adyenda ay maaaring magmukhang ganito:

Adyenda:

Suriin ang mga deliverables noong nakaraang linggo.

Kumpirmahin ang mga pagbabago sa kopya ng homepage.

Magpasya kung itatago o aalisin ang video ng pahina ng pagpepresyo.

Magtalaga ng mga may-ari para sa mga gawain sa paglulunsad.

Kumpirmahin ang petsa ng susunod na pagsusuri.

Nagbibigay ito sa AI ng mas maraming istruktura kaysa sa isang malabong imbitasyon para sa "paghabol sa proyekto". Nakakatulong din ito sa mga tao na manatiling hindi gaanong nakakalat, na palaging isang bonus.

Halimbawang tagubilin

Sa simula ng pulong, maaaring sabihin ng tagapag-organisa ang mga sumusunod:

"Gumagamit kami ng mga tala na binuo ng AI ngayon upang makuha ang mga desisyon at mga aytem ng aksyon. Pakisabi nang malinaw ang mga desisyon, isama ang pangalan ng may-ari para sa bawat gawain, at isulat ang mga deadline kung saan posible. Susuriin namin ang mga tala bago ibahagi ang mga ito pagkatapos ng pulong."

Sa panahon ng pagpupulong, maaaring gawing malinaw ng project manager ang mga dapat gawin:

"Desisyon: itinatago namin ang video ng pahina ng pagpepresyo para sa paglulunsad."

"Aksyon: Ipapadala ni Priya ang binagong kopya ng homepage bago mag-Huwebes ng alas-3 ng hapon."

"Action item: Susuriin ni Mark kung gumagana nang tama ang mga analytics tag bago ang Biyernes."

Maaaring medyo pormal ito sa simula, ngunit nagbibigay ito ng malinis na mga kawil sa AI. May mga hindi malinaw na talakayan na pumapasok, may mga hindi malinaw na tala na lumalabas. May mga malinaw na desisyon na pumapasok, at may mga praktikal na tala na lumalabas.

Paano ito subukan

Magsagawa ng isang maliit na pagsubok na may tatlong pagpupulong bago ito ipatupad sa buong koponan.

Pagpupulong 1: Gumamit lamang ng mga normal na manwal na tala.

Pagpupulong 2: Gumamit ng AI Notes, ngunit walang nakabalangkas na adyenda.

Pagpupulong 3: Gumamit ng AI Notes na may malinaw na adyenda at pasalitang aytem ng aksyon sa format.

Pagkatapos ng bawat pagpupulong, suriin:

Gaano katagal bago magawa ang mga pangwakas na tala na handa na para sa kliyente.

Ilang aytem ng aksyon ang kailangang itama.

Kung tama ba ang pagkakasunod-sunod ng mga deadline.

Kung ang tamang may-ari ay may kinalaman sa bawat gawain.

Kung ang buod ay may kasamang anumang hindi napagkasunduan.

Dapat ihambing ng tagasuri ang mga tala ng AI sa transcript bago magpadala ng anumang bagay sa labas. Ito ay lalong mahalaga para sa pera, mga takdang panahon, mga legal na salita, mga pag-apruba, o mga pangako ng kliyente.

Resulta

Isang naglalarawang resulta, batay sa pag-ooras ng tatlong halimbawang 45-minutong pagpupulong ng proyekto:

Mga tala lamang mula sa manu-manong paraan: 28 minuto para makagawa ng malinis na update para sa kliyente.

Mga Tala ng AI na walang malinaw na adyenda: 17 minuto para repasuhin at linisin ang mga tala.

Mga Tala ng AI na may adyenda at malinaw na mga pasalitang aytem ng aksyon: 9 na minuto para repasuhin at ipadala ang pangwakas na update.

Iyan ay tinatayang 19 minutong natitipid kada pulong kumpara sa manu-manong proseso. Sa apat na lingguhang pulong ng kliyente kada buwan, iyan ay humigit-kumulang 76 minutong natitipid kada buwan para sa isang project manager.

Ang pagsusuri ng kalidad ay kasinghalaga ng pagtitipid ng oras. Sa halimbawang pagsubok na ito, ang structured AI Notes na bersyon ay nakakuha ng 8 sa 9 na action item nang tama. Ang isang error ay ang deadline na nangangailangan ng pagwawasto ng tao. Kaya nga dapat ituring ang AI Notes bilang isang matibay na unang draft, hindi ang pangwakas na pinagmumulan ng katotohanan.

Ano ang maaaring magkamali

Ang pinakakaraniwang pagkabigo ay ang malabong pagsasalita. Kung may magsabing, “Ayusin natin iyan sa susunod na linggo,” maaaring hindi alam ng AI kung sino ang may-ari ng “iyan” o kung ano ang ibig sabihin ng “sa susunod na linggo”.

Kabilang sa iba pang mga panganib ang:

Isang gawaing iniaatas sa maling tao.

Isang mahinahong mungkahi na isinusulat bilang isang matatag na desisyon.

Isang deadline na hindi natupad o hindi napakinggan nang tama.

Mga sensitibong detalye ng kliyente na lumalabas sa mga tala na masyadong malawakang ibinabahagi.

Ang hindi magagamit na transcript, na nagpapahina sa buod pagkatapos ng pulong.

Ipinapalagay ng organizer na awtomatikong tama ang AI Notes dahil mukhang maayos ang mga ito.

Hindi kaakit-akit ang solusyon pero epektibo: gumamit ng checklist para sa pagsusuri, kumpirmahin ang mga dapat gawin bago matapos ang meeting, at huwag direktang ipadala ang mga hilaw na AI notes sa kliyente.

Praktikal na takeaway

Pinakamahusay na gumagana ang AI Notes sa Teams kapag maayos nang naisagawa ang meeting. Magdagdag ng agenda, i-on ang mga tamang setting, malinaw na magsalita ng mga desisyon, at gawing responsable ang isang tao para sa pagsusuri. Gawin iyon, at magagawa ng AI Notes na gawing kapaki-pakinabang na follow-up ang isang magulong meeting sa loob lamang ng ilang minuto sa halip na gumawa ng isa pang dokumento na kailangang pagtalunan ng lahat mamaya.

Mga Madalas Itanong

Paano ko paganahin ang AI Notes sa Teams bilang isang admin?

Para paganahin ang AI Notes sa Teams bilang isang admin, magsimula sa admin center ng Teams. Pumunta sa Meetings, buksan ang mga patakaran sa Meeting, at suriin ang seksyong Recording & transcription. Tiyaking pinapayagan ang Copilot at naka-enable ang transcription para sa mga tamang user. Kailangan ding italaga ang patakaran sa mga taong dapat may access sa mga AI note.

Anong mga lisensya ang kailangan ko para sa AI Notes sa Teams?

Ang lisensya ay nakadepende sa feature ng AI notes na gusto mong gamitin. Ang mga live AI-generated notes gamit ang Facilitator ay karaniwang nangangailangan ng Microsoft 365 Copilot. Ang mga AI notes sa Recap ay maaaring nakadepende sa access ng Teams Premium o Copilot. Sa maraming organisasyon, dapat suriin ng mga admin ang parehong mga patakaran sa paglilisensya at pagpupulong bago ipagpalagay na available ang feature.

Bakit hindi lumalabas ang AI Notes sa meeting ko sa Teams?

Maaaring hindi lumabas ang AI Notes kung naka-disable ang Copilot, naka-block ang transcription, o hindi sinusuportahan ang uri ng meeting. Maaari ring masyadong maikli ang meeting, hindi na-transcribe, o kulang sa tamang pahintulot ng organizer. Ang isang karaniwang solusyon ay ang pagsuri sa lisensya ng user, patakaran ng meeting ng Teams, mga setting ng transcription, at kung ang meeting ay naka-iskedyul sa halip na agad na sinimulan.

Maaari ko bang i-on ang AI Notes habang may live na meeting ng Teams?

Oo, sa mga sinusuportahang meeting, maaaring i-on ng isang organizer o presenter ang Facilitator habang nagaganap ang meeting. Karaniwan nilang ginagawa ito mula sa Higit pang mga aksyon sa mga kontrol ng meeting, pagkatapos ay piliin ang I-on ang Facilitator. Maaaring abutin ng ilang minuto bago lumabas ang mga tala dahil kailangan ng Teams ng nilalaman ng talakayan mula sa transcript bago ito makagawa ng mga kapaki-pakinabang na tala.

Saan ko mahahanap ang AI Notes pagkatapos ng isang meeting ng Teams?

Pagkatapos ng meeting, buksan ang meeting chat sa Teams at piliin ang Recap. Depende sa iyong setup, maaari kang makakita ng Notes o AI notes. Maaari ring lumabas ang mga notes na ginawa ng facilitator sa pamamagitan ng meeting chat at meeting notes. Kadalasan, pinakamahusay na gumagana ang mga post-meeting AI notes kapag na-transcribe ang meeting at natugunan ang mga kinakailangan sa feature.

Ano ang pagkakaiba ng mga tala ng pulong ng Facilitator, Recap, at Copilot?

Ang Facilitator ay pangunahing para sa mga live na tala na binuo ng AI habang nasa isang meeting. Ang Recap naman ay kung saan nirerepaso ng mga user ang mga tala, gawain, at nilalaman ng meeting pagkatapos. Ang mga tala ng Copilot meeting ay nabubuo sa pamamagitan ng karanasan ng Copilot mula sa chat o recap ng meeting. Magkakapareho ang mga ito, ngunit hindi eksaktong pareho ang feature, kaya maaaring magkaiba ang mga kinakailangan sa pag-setup.

Kailangan ba ng transkripsyon ang mga pulong ng Teams para gumana ang mga AI notes?

Sa maraming daloy ng trabaho sa tala ng AI ng Teams, mahalaga ang transkripsyon dahil nagbibigay ito sa AI ng isang bagay na maaaring suriin. Buod Ang mga tala ng AI ay lalo na nakadepende sa pagkakaroon ng transkripsyon at pagiging karapat-dapat sa pulong. Dapat kumpirmahin ng mga admin na pinapayagan ang transkripsyon sa mga patakaran ng pulong, at dapat tiyakin ng mga organizer na ang pulong ay naita-transcribe kapag kailangan nila ng mga tala pagkatapos ng pulong.

Sino ang maaaring mag-on ng Facilitator para sa AI Notes sa Teams?

Karaniwang maaaring i-on ang Facilitator ng mga organizer o presenter na gumagamit ng Teams sa desktop o web. Maaaring matingnan ng mga mobile user ang mga live na tala, ngunit maaaring hindi nila mismo ma-activate ang Facilitator. Ang pagkakaiba ng role na ito ay kadalasang nagpapaliwanag kung bakit nakikita ng isang kalahok ang opsyon ng mga tala habang hindi ito ma-enable ng ibang tao.

Paano ako makakakuha ng mas mahusay na mga tala sa pulong na binuo ng AI sa Teams?

Gumamit ng malinaw na adyenda, bigkasin nang malakas ang mga desisyon, at malinaw na magtalaga ng mga dapat gawin ayon sa pangalan. Iwasan ang pag-uusap ng mga tao nang higit sa isa't isa hangga't maaari, at panatilihing pare-pareho ang pananalita sa pulong. Pinakamahusay na gumagana ang mga AI notes kapag may istruktura ang pulong. Nakakatulong din na suriin ang mga tala bago ibahagi ang mga ito nang malawakan.

Sapat ba ang pagiging maaasahan ng mga AI Notes sa Teams para maibahagi?

Nakatutulong ang mga AI Note, ngunit dapat pa rin itong suriin bago ibahagi, lalo na sa mga kliyente o pamunuan. Suriin ang mga pangalan, numero, desisyon, deadline, at mga sensitibong detalye. Ang praktikal na tuntunin ng artikulo ay ituring ang mga AI note bilang isang kapaki-pakinabang na draft, hindi isang perpektong legal o rekord ng pagsunod. Mahalaga pa rin ang pagsusuri ng tao.

Mga Sanggunian

1. Suporta sa Microsoft - Tagapagpadali sa mga pagpupulong ng Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Mga setting ng patakaran sa pulong ng Copilot - learn.microsoft.com

Hanapin ang Pinakabagong AI sa Opisyal na Tindahan ng AI Assistant

Tungkol sa Amin